قرر مجلس الوزراء الموافقة على لائحة الاتصالات الرسمية والمحافظة على الوثائق ومعلوماتها، ونصت المادة الرابعة من اللائحة، على أن الاتصال الرسمي بين الأجهزة يكون من خلال مستويات إدارية متساوية، وعند الحاجة لإجراء اتصال رسمي بين مستويين إداريين مختلفين لا يرتبط أحدهما بالآخر نظاماً، فإنه يجب على المستوى الإداري الأدنى مراعاة أن يكون ذلك عن طريق المرجع الإداري ما أمكن، فيما نصت المادة الخامسة، على أنه لا يجوز للأجهزة إجراء اتصالات رسمية بجهات خارج المملكة أو ممثلية أجنبية داخل المملكة إلا عن طريق وزارة الخارجية.
لائحة الاتصالات الرسمية
يكون الاتصال الرسمي بين الأجهزة من خلال مستويات إدارية متساوية، وعند الحاجة لإجراء اتصال رسمي بين مستويين إداريين مختلفين لا يرتبط أحدهما بالآخر نظاماً، فإنه يجب على المستوى الإداري الأدنى مراعاة أن يكون ذلك عن طريق المرجع الإداري، ويراعى الشكل العام للرسالة على النحو الآتي:
- تدون البسملة في منتصف أعلى الرسالة (بسم الله الرحمن الرحيم).
- يطبع تحت البسملة شعار المملكة (السيفان والنخلة)، وشعار الجهاز.
- بدون اسم (المملكة العربية السعودية) اسم الجهاز ورمزه في أعلى الزاوية اليمنى.
- يدون رقم الصادر وتاريخه وعدد المرافقات في أعلى الزاوية اليسرى.
- يوضع إطار لمحتويات الرسالة باللون الأخضر المستخدم في الشعار الرسمي، ويحدد بهوامش خارجية من اليمين بمسافة 1.2 سم ومن اليسار بمسافة 1.2 سم ومن أعلى -تحت اسم الجهاز- بمسافة 0.5 سم ومن أسفل بمسافة 2 سم.
- تكون بداية كتابة أسطر مقاطع الرسالة داخله عن إطارها الأيمن بمقدار 1.5 سم، ويكون مقطع التحية والأسطر التالية لكل مقطع داخلة بمقدار 0.5 سم، وتكون نهاية كتابة أسطر المقاطع قبل الإطار الأيسر بمقدار 0.5 سم.
- تكتب البنود أو المواد أو الفقرات التي تتضمنها الرسالة من بداية السطر، وتكون موازية لأول سطر في المقطع الذي تتبعه.
- تدون البيانات الوارد في أسفل الجانب الأيمن من آخر صفحة في الرسالة. وإن لم يمكن ذلك فينظر إلى أقرب مكان مناسب في الرسالة.
- تدون الكلمات مثل (سري، مستعجل، برقية) في منتصف الرسالة تحت الإطار العلوي للرسالة.
- يدون رقم الصفحة فوق الإطار الأسفل وترقم الصفحات منسوبة إلى إجمالي عدد الصفحات.
- يدون تحت الإطار عنوان الجهة المرسلة والعنوان الوطني وأرقام الاتصال والبريد الإلكتروني.
- يسترشد بنموذج رقم (1) المرافق ملاحق هذه اللائحة للشكل العام للرسالة.
مميزات نظام المراسلات المستعجلة
ميز النظام موضوع المراسلات المستعجلة ببطاقة ذات لون أصفر يكتب على درجة الاستعجال، ويتطلب الأمر تسجيلها حالا وتقسم إلى ثلاث درجات على النحو الآتي:
- حالا: تعطى للموضوعات التي يرى الجهاز تصنيفها بالحد الأعلى للاستعجال
- عاجل جدا: تعطى للموضوعات التي يرى الجهاز تصنيفها بالحد المتوسط للاستعجال
- عاجل: تعطى للموضوعات التي يرى الجهاز تصنيفها بالحد الأدنى للاستعجال.
